给大家介绍一下外企会用到的一些东西和教程（请不要转贴）

ytmin

Notes使用指南

目录:

第一章 Notes简介........................................................................................................... 4
第二章 安装Notes........................................................................................................... 5
1、 准备工作............................................................................................................ 5
2、 安装Notes.......................................................................................................... 6
2.1、 找到安装软件........................................................................................... 6
2.2、 运行安装程序........................................................................................... 7
第三章 配置Notes........................................................................................................... 9
1、 安装之后配置Notes............................................................................................ 9
2、 进入Notes........................................................................................................ 13
3、 欢迎页面简介................................................................................................... 14
4、 设置复制.......................................................................................................... 14
4.1、 复制方法一............................................................................................. 15
4.1.1、 实现功能...................................................................................... 15
4.1.2、 复制步骤...................................................................................... 15
4.2、 打开复本................................................................................................ 18
4.2.1、 打开本地复本............................................................................... 18
4.2.2、 打开服务器上的复本..................................................................... 19
4.3、 复制方法二............................................................................................. 19
4.3.1、 实现功能...................................................................................... 19
4.3.2、 复制步骤...................................................................................... 20
5、 在场所中设置正确的选项................................................................................. 21
5.1、 进入当前场所......................................................................................... 21
5.2、 设置正确的场所选项............................................................................... 21
第四章 邮件................................................................................................................... 22
1、 打开邮箱.......................................................................................................... 22
2、 邮箱数据库页面简介........................................................................................ 23
3、 读取邮件.......................................................................................................... 23
4、 撰写邮件.......................................................................................................... 24
4.1、 使用通讯录............................................................................................. 24
4.2、 快速选取收件人...................................................................................... 25
4.3、 添加附件文档......................................................................................... 25
4.4、 发送邮件的方式...................................................................................... 25
5、 答复邮件.......................................................................................................... 26
6、 删除邮件.......................................................................................................... 26
第五章 日历与群组日历................................................................................................. 27
1、 日历................................................................................................................. 27
1.1、 打开日历................................................................................................ 27
1.2、 新建日历................................................................................................ 27
2、 会议安排.......................................................................................................... 28
2.1、 空闲时间授权......................................................................................... 28
2.2、 安排会议................................................................................................ 29
3、 群组日历.......................................................................................................... 30
3.1、 日历授权................................................................................................ 30
3.2、 新建群组日历......................................................................................... 30
3.3、 查看他人日历......................................................................................... 31
3.4、 编辑群组日历......................................................................................... 31
3.5、 删除群组日历......................................................................................... 31
第六章 公用文件夹数据库.............................................................................................. 32
1、 公用文件夹数据库简介..................................................................................... 32
1.1、 概述....................................................................................................... 32
1.2、 打开公用文件夹数据库........................................................................... 32
1.3、 主界面介绍............................................................................................. 33
2、 公用文档的使用............................................................................................... 33
2.1、 查看公用文档......................................................................................... 33
2.1.1、 在全部文档视图中查看文档.......................................................... 34
2.1.2、 在按拟文人、按时间、按文档类型视图中查看文档....................... 34
2.1.3、 全文检索...................................................................................... 34
2.2、 创建公用文档......................................................................................... 35
2.3、 编辑公用文档......................................................................................... 36
2.4、 删除公用文档......................................................................................... 36
2.5、 查看文件夹管理信息............................................................................... 37
2.6、 查看使用帮助......................................................................................... 37
2.7、 发送文档提示信息.................................................................................. 38
第七章 使用技巧............................................................................................................ 39
1、 使用帮助.......................................................................................................... 39
2、 增加便捷图标................................................................................................... 39
3、 修改口令.......................................................................................................... 39
4、 使用中文等价名............................................................................................... 40
5、 当邮件送达对方邮箱后给出回执....................................................................... 40
6、 当对方阅读邮件后给出回执.............................................................................. 41
7、 当新邮件到达时自动给出提示.......................................................................... 41
8、 在各日历项开始之前给出提示.......................................................................... 41
9、 在Notes中浏览内部主页与外部网页................................................................. 42
10、 加上邮件的信头.............................................................................................. 42
11、 将邮件标志为未读.......................................................................................... 43
12、 使用信笺........................................................................................................ 43
13、 文档链接的使用.............................................................................................. 44
14、 删除文件夹..................................................................................................... 45
15、 出差或休假时自动答复别人来信..................................................................... 46
16、 将邮件自动转发给相关人员处理..................................................................... 47
17、 找回被删除的“废纸篓”等文件夹.................................................................. 48
第八章 附录................................................................................................................... 48
1、 命名规则.......................................................................................................... 48
2、 常用小图标...................................................................................................... 49

第一章Notes简介Lotus R5是Lotus公司推出的Domino/Notes的软件总称。它是一个为群体/工作组提供的通过计算机网络达到数据共享与协同工作的分布式客户机/服务器（Client/Server）系统平台。也就是说，有了Notes的支持，您可以轻松地通过计算机网络与不在同一办公地点的一群人一道工作，互相交流，共享信息，轻而易举地完成许多任务。
Lotus Domino：    指的是服务器软件。
Lotus Notes:

指的是客户机软件。


第二章安装Notes1、准备工作①用户的标识符文件应事先拷贝到本地机器上。用户标识符请向所在部门的部门助理索取,初始口令:000000。
   ②知道所在的邮件服务器的名称和IP地址。
   ③确认您所在的机器已安装了TCP/IP协议。
   ④硬盘的自由空间最好在200M以上。
   ⑤安装前关闭其他所有的应用程序。（如：IE、Outlook、Norton、Word等）。
   ⑥在使用Notes前停止使用Outlook中的Internet Mail服务。
Notes安装成功之后，发到大家Notes邮箱中的邮件会自动转到Outlook中，同时将Notes服务器上的邮件删除。为确保Notes邮箱中的邮件不被自动转发到Outlook中，请大家停止使用Outlook服务中的Internet Mail。操作方法如下：

1、使用Outlook收发外部邮件的请执行以下操作：

选择菜单栏中的“工具”→“服务”，将列表中的“Internet电子邮件”删除。这样邮件会在Notes中收到，而不会在Outlook中收到。
2、使用Outlook Express收发外部邮件的请执行以下操作：

方法1：选择菜单栏中的“工具”→“帐号” →“邮件”，将列表中的邮件账号删除。这样邮件会在Notes中收到，而不会在Outlook中收到。

方法2：选择菜单栏中的“工具” →“帐号” →“邮件” →“属性” →“高级”，将“在服务器上保留邮件附本”选项选中。这样在Notes与Outlook Express都可以接收到邮件。


2、安装Notes 2.1、找到安装软件安装软件在→Lxshare→联想共享软件→办公软件→Notes5.011中。



2.2、运行安装程序1、双击安装软件中的 setup.exe文件。

系统提示正在准备安装向导。

2、显示“欢迎使用Notes安装程序”，单击“下一步”。

3、显示“Lotus Notes软件使用授权合同书”，单击“是”。

4、在下面窗口内，输入您的姓名和公司名称，单击“下一步”。注意：安装时一定不能选择“共享安装”。

5、选择好安装系统的存放路径之后单击“下一步”。如果C盘剩余空间不足，请将数据文件夹设到d盘。

6、选择安装类型和安装方式，请选择“典型安装”，单击“下一步”。注意：不要使用定制安装。

7、指定程序文件夹，单击“下一步”。

8、安装程序开始传输文件，此过程大约需要3—5分钟。

9、提示重新启动计算机。选择“是的，我想现在重新启动计算机”。单击“完成”。如果安装后没有提示重新启动计算机，也是正常现象。
第三章配置Notes1、安装之后配置NotesNotes在第一次使用的时候需要您对它进行设置。（包括服务器、网络协议、用户标识符等）
1、重新启动计算机后。在“开始” →“程序” →“Lotus应用程序”菜单中，找到Lotus Notes,单击启动它。

2、进入“Lotus Notes 客户机配置”界面，单击“下一步”。

3、选择“我想连到Domino服务器上”，单击“下一步”。

4、选择“设置到局域网的连接（LAN）”，单击“下一步”。

5、输入邮件服务器名称，单击“下一步”。这个过程大约需要半分钟。
6、用“浏览”选项选择事先保存在本地的用户标识符文件（如：lixjb.id），单击“下一步”。
每位员工有唯一的用户标识符，信息化发展部以邮件的形式发放给信息助理，用户标识符要保密并保存到硬盘或软盘中。

7、弹出对话框询问是否将您的用户标识符拷贝到Notes的数据目录下，选择“是（Y）”。

8、输入您的用户口令后单击“确定”。
   第一次使用Notes时邮件帐号管理员发放的用户口令为：000000，以后可以自行更改。

9、提示“通过局域网到Domino 服务器的连接已设置”。单击“下一步”。

10、设置Internet邮件帐户。请选择“我不想创建Internet邮件帐户”。单击“下一步”。

11、设置新闻服务器的连接。请选择“不想连接到其他新闻服务器上”。单击“下一步”。

12、设置目录服务器的连接。请选择“不想连接到其他目录服务器上”。单击“下一步”。

13、设置代理服务器。请选择“没有通过代理服务器连接到Internet”。单击“下一步”。

14、设置Internet连接类型。请选择“通过现有的局域网连接”。单击“下一步”。

15、完成设置。单击“完成”。

16、系统进行更新设置。完成之后单击“确定”。


17、自动启动Notes工作站程序，进入Notes的“欢迎页面”。
18、至此，Notes工作站设置完毕。
2、进入Notes在“开始”菜单中，找到“程序” →“Lotus Notes应用程序” →“Lotus Notes”,单击启动它。

启动Notes后，会提示您输入您的口令。

输入正确口令后，就可以进入Notes。
3、欢迎页面简介“欢迎”页面对邮件、通讯录、日历和待办事宜列表提供即时访问。“欢迎”页面可使您启动某些基本任务并浏览 Notes。

4、设置复制由于Notes没有自动下载功能，服务器上的邮件不会自动下载到本地。服务器上的邮箱大小超过30M时将无法收发邮件，因此一定要用复制来建立本地复本，邮件可以定时自动复制到本地复本中。这样在本地有了备份，就可以将服务器上的邮件删除，留出足够的空间来收发邮件。
为满足大家对复制的不同要求，在此提供两种复制方法，第一种方法适用于普通用户，第二种方法适用于移动办公用户。（无论何种复制步骤，请大家按顺序进行操作）
服务器上复本中的邮件需要手工删除，并对邮箱进行压缩。
提醒：1、确认进行正确的复制设置之后再删除服务器上的邮件。

2、确认本地有复本之后再删除服务器上的邮件。
4.1、复制方法一4.1.1、实现功能利用此方法可以实现以下功能：
1、建好本地复本，并按时进行自动复制，将服务器上复本中的邮件复制到本地复本中。
2、确保服务器上复本中的邮件被删除后，本地复本中的同样一封邮件不会被删除。
3、确保本地复本中的邮件被删除后，服务器上的复本中的同样一封邮件不会被删除。也就是说，服务器上的复本与本地复本在删除邮件时相互之间不会受到影响。
4.1.2、复制步骤进行复制时必须在邮箱数据库页面中进行。（否则就是对其它数据库进行复制）。
一、
启用复制：
进行本项操作可以启动自动复制，确定进行自动复制的时间间隔。
1、选择菜单栏中的“文件” →“设置场所”→“编辑当前场所”。

2、选择“复制”选项，将其中的“安排”选项设为“启用”。

3、“每天复制时间”选项设为“9：00—18：00”。 “重复间隔”选项可以设置进行自动复制的时间间隔，设置至少两个小时以上，具体时间根据办公用机具体情况而定，。“每周复制日期”选项设为“周一至周五”。设置完毕单击操作条中的“保存退出”。

二、设置复制选项
因为进入Notes之后打开的复本默认是服务器上的复本，所以本项操作是对服务器上的复本进行的设置。
进行完本项操作之后可以确保在服务器上的复本中删除邮件之后，本地复本中的同样一封邮件不会被删除。
1、选择菜单栏中的“文件” →“复制”→“设置”。

2、
在弹出的对话框中选择“发送”选项，在“不将此复本中做过删除的部份发送到其他复本中”选项前打钩，单击“确定”。

三、
建立本地复本
进行该项操作后可以在本地新建一个复本。
1、选择菜单栏中的“文件” →“复制”→“新建复本”。

2、在弹出的对话框中将“服务器”选项设为“本地”，选择“立即创建”选项后，点击“确定”。

四、
设置单项复制
进行本项操作后可以确保在本地复本中删除邮件之后，服务器上的复本中的同样一封邮件不会被删除。
1、选择 “文件”→“复制”→“复制”。

2、在弹出的对话框中将“发送文档到服务器”选项前面的钩去掉，单击“确定”。

4.2、打开复本进行完复制之后，每次进入Notes时系统自动将服务器上复本中的信息复制到本地复本中，在设置的时间间隔之后再次进行自动复制。在本地有了复本之后，可以手工删除服务器上复本中的邮件，确保服务器上有足够的空间来收发邮件。相应的信息可以打开本地复本进行查看。
4.2.1、打开本地复本方法一：适用于任何时候，但操作较第二种方法复杂。
  步骤一：选择菜单栏中的“文件” →“数据库” →“打开”。

  步骤二：在弹出的复选框中将服务器选项设为“本地”，在“文件名”选项处手工输入XXX.nsf（XXX为你的ITCode）。点击“打开”。就可以进入本地复本。

方法二：适用于方法一操作过一次之后。（因为第一次新建复本之后，下图中的“本地”选项可能不会出现，只有进行过方法一中的操作之后才会出现）。
将鼠标放到书签栏中的“邮件”图标上，点击鼠标右键。在弹出的菜单中选择“打开复本”→“本地”。就可以进入本地复本进行操作。

4.2.2、打开服务器上的复本进行Notes后默认打开的复本是服务器上的复本。
将鼠标放到书签栏中的“邮件”图标上，点击鼠标右键。在弹出的菜单中选择“打开复本”，选择相应的服务器（例如5500大楼选择“BJ_MS3/legend”。就可以进入服务器上的复本进行操作。

4.3、复制方法二4.3.1、实现功能利用此方法可以实现以下功能：
1、建好本地复本，并按时进行自动复制，将服务器上复本中的邮件复制到本地复本中。
2、确保在服务器上的复本中删除邮件之后，本地复本中的同一封邮件不会被删除。
3、
在本地复本中删除邮件之后，服务器上的复本中的同一封邮件同时被删除。
4.3.2、复制步骤进行复制时必须在邮箱数据库页面中进行。
一、
启用复制。（操作方法同复制方法一）
二、设置复制选项（操作方法同复制方法一）
三、建立本地复本。（操作方法同复制方法一）
四、确保进行的是双项复制。
   本项操作在本地复本中删除邮件之后，服务器上的复本中的同一封邮件同时被删除。
1、
按照4.2.1中的操作步骤打开本地复本。
2、
将鼠标放到书签栏中的“邮件”图标上，点击鼠标右键。在弹出的菜单中确保“打开复本”中“本地”选项之前打钩。这样确保以下的操作是对本地复本进行操作。

3、
选择菜单栏中的“文件”→“复制” →“设置”。

4、
确保“发送”选项中的“不将此复本中做过删除的部份发送到其他复本中”选项之前没有打钩。

5、在场所中设置正确的选项5.1、进入当前场所选择菜单栏中的“文件”→“设置场所”→“编辑当前场所”。

   在公司的办公环境里，正确的场所应该是“办公室（网络）”。
5.2、设置正确的场所选项如果在场所中没有正确使用自己的外部邮件帐号，对方收到您的INTERNET邮件时，您的邮件中没有发件人地址。在发送外部邮件时如果地址写错，邮件无法送达收件人时，邮件会被打回。如果在场所中没有正确使用自己的外部邮件帐号，被打回的邮件可能会丢失。在场所中应正确使用自己的外部邮件帐号。场所中“基本”选项中的“Internet邮件地址”选项必须确保是自己正确的外部电子邮件帐号。（例如：lixjb@legend.com.cn）

选择场所中“邮件”，确保“邮件文件位置”选项为“在服务器”。

第四章邮件1、打开邮箱
方法1、在书签栏上单击“           ”图标。

方法2、单击“欢迎页面“                       ”图标



2、邮箱数据库页面简介
3、读取邮件发送给您的邮件将出现在收件箱中。您可以在预览窗格中预览邮件 内容。红色的表示未读的邮件。

阅读：双击您想阅读的邮件主题。
阅读附件：如果阅读的邮件中包含附件，双击附件的图标。在弹出的附件对话框中进行选择。

三个选项的区别：
查看：由Notes内置的应用程序打开附件。
启动：启动相应的软件打开附件。（如：WORD，EXCEL，IE…）
拆离：将附件另存。
    重要提示：邮件附件修改之后需要另存。
4、撰写邮件方法1、单击操作条上的“新建便签”。
方法2、选择菜单栏中的“创建”→“便签”。
填写相应的收件人的ITCode后回车，或单击操作条上“地址…”选项后在通讯录中选取收件人。

4.1、使用通讯录1、创建便签之后，单击操作条中的“地址”。屏幕上将显示邮件地址对话框：

2.、选择收件人的ITCode或中文等价名，单击“收件人”和“抄送”或“密送”按钮，将收件人的姓名增加到正确的地址域中。
4.2、快速选取收件人1、知道一个人的姓名时，直接输入他的ITCode。
2、只知道一个人的姓时，使用通讯录时输入姓的汉语拼音，回车后就会迅速列出同姓的人的清单。
3、只知道一个人的部门时，使用通讯录时在选择列出方式时选择“按Notes名称层次列出”，就可列出同一部门的人的清单。
4、要选取一个部门，在使用通讯录时输入“lcs_”回车后，就可列出各部门的清单进行选择。或者在收件人一栏中直接输入部门代号，例如输入“lcs_3190”就代表信息化发展部。
4.3、添加附件文档选取菜单栏中的“文件”→“附加”，也可以点击便捷图标栏中小别针形状的图标，在弹出的对话框中选择需要附加的文档。
尽量使用Notes自带的编辑器，不要使用WORD，因为Notes具有很好的文字与表格处理功能：
改变文本的字体、大小、颜色及样式；
段落缩进；
改变段落间距；
创建带编号的列表；
创建带项目符号的列表；
创建表格。
Notes中的附件只能附加在邮件中进行查看，邮件中附件内容修改后不能直接保存。如果需要更改附件的内容，只有双击附件，在弹出的对话框中选择“拆离”，将附件保存到本地硬盘中，在本地硬盘中进行修改，保存之后再将它附加到邮件中去。
4.4、发送邮件的方式发送邮件的方式，有以下三种：
•单击操作条上的“发送”发送邮件。
•选择菜单栏中的“操作” →“发送”。
•按 ESC 键并选择其中的一个发送选项。

5、答复邮件打开邮件之后，选择操作条中的“回信”。Notes提供的回信方式，有以下两种：
•
回信方式。创建新的便签，便笺的收件人和主题域已经填好。
•
回信（附带原文）方式。包括邮件消息，以及在原发送者和您之间所互换的答复消息。
6、删除邮件删除单个邮件：选取相应的邮件，按“Delete”键，或者单击操作条上“删除”按钮。
删除多个邮件：用鼠标在相应的邮件左端作标记后，按“Delete”键，或者单击操作条中的“删除”按钮。
删除后的邮件Notes做上删除标记，将在退出邮件数据库时统一删除。如果想立刻删除，可以选择菜单中 “查看”-“刷新”，或按 F9 键，在弹出的对话框中选择“是”。
第五章日历与群组日历1、日历1.1、打开日历单击左边书签栏图标中的日历书签，或者单击欢迎页面上的日历图标。
1.2、新建日历1、选择相应的日期。

2、在操作条上单击“新建”选项，选择新建的对象“约会、纪念日、事件、提示”后，将弹出相应的日历表单进行填写。
创建“约会”可以提醒自己，有要参加的会议或要做的事情。约会要有开始和结束的时间。
有时希望有人能够提醒您去做某事，在日历中加入“提示”，可以提醒您别忘了去做某事。
在日历中加入“事件”，可以占据整段的或持续数天的时间。
“纪念日”是周期性发生的事件，可以是生日或其他特别的日子。将纪念日放于日历，用来提醒自己特别日子的到来。

3、填写相应的项目。

4、单击操作条中的“保存和关闭”，保存退出。
2、会议安排2.1、空闲时间授权选择菜单栏中的“操作”→“工具”→“惯用选项”→“日历”→“空闲时间”，填入相关人员的ITCode，点击“确定”，就可以让相关人员查看你的空闲时间。

2.2、安排会议1、选择日历操作条中的“安排会议”。
2、选择“基本”选项，填入会议的主题、地点、开始及结束的时间。
3、选择“会议邀请和资源管理”选项，填入被邀请者、抄送、密送人员。
4、选择操作条中的“日程安排”→“检查所有日程安排”，在弹出的对话框中就会显示被邀请参加会议者是否有空闲时间来参加这个会议。如有空闲，图中相应的时间段就会显示绿色；如果发生时间冲突，相应的时间段就会显示红色。注意：如果被邀请者没有授权您可以查看他的空闲时间，那么不论被邀请者是否有空闲时间，图中相应的时间段都会显示成红色。

5、确定安排的时间完全可行时，单击操作条中“保存并发送邀请”， 会议通知就会以邮件的形式发送给被邀请者，并且自动写入会议发起人的日历。  
6、被邀请者在阅读会议邀请邮件时可以选择“接受”或“拒绝”会议邀请，也可以授权由他人来答复是否接受会议邀请，或者建议更改会议时间。如果被邀请者选择“接受”，会议邀请将会自动写入被邀请者的日历。无论进行何种选择，信息都会自动以邮件的形式返回给会议发起人。
7、如果会议发起人决定取消会议，在日历中先选定要取消的会议，按Delete键，再按F9键，确定之后会议安排从会议发起人的日历中被删除，同时Notes会自动以邮件的形式通知被邀请人。当被邀请人阅读完此邮件后，会议安排会自动从被邀请人日历中删除。
3、群组日历在群组日历中，您可将自己的日历授权给相关人员查看，也可查看经过他人授权的日历。群组日历可以为上级对下级进行绩效考核提供很好的帮助。
3.1、日历授权将自己的日历授权给相关人员查看，可以更有效地安排工作。
选择菜单栏中的“操作” →“工具” → “惯用选项” →“ 授权”→“日历授权”。填入或在通讯录中选择相关人员的ITCode，点击“确定”。

3.2、新建群组日历1、 在邮箱数据库页面中选择“群组日历”文件夹，或者在日历页面中选择“群组日历”文件夹。
2、在操作条中选择“新建群组日历”，在弹出的对话框中写入标题并输入相关人员的ITCode后回车。如果要从通讯录中选择成员，单击成员域后面的按钮。选择好群组中相关人员后单击“确定”。

3.3、查看他人日历如果某人给您授权查看他的日历，并且您在创建群组日历时包括了此人，那么在群组日历中单击此人的名称，就可以打开此人的日历进行查看。
当群组日历显示某人的时间为占用时，要查看此人正在做什么，单击这个时间段，就会显示出在这个时间进行的日历项目。
3.4、编辑群组日历1.进入“群组日历”页面。
2.选择相应的群组日历并单击“编辑”。
3.更改“标题”域中的名称和/或添加或删除“成员”域中的人。
4.单击“确定”
3.5、删除群组日历
1.进入“群组日历”页面。

2.选择相应的日历并单击操作条中的“删除”。 删除后的群组日历Notes做删除标记，将在退出邮件数据库时统一删除，如果想立刻删除，选择菜单中 “查看” →“刷新”，或按 F9 键。
第六章公用文件夹数据库1、公用文件夹数据库简介1.1、概述在NOTES中，数据被保存在单独的文档里，这些文档显示在视图中。在公用文件夹数据库中，公用数据信息保存为公用文档，文件夹的权限信息和文件夹名被保存为文件夹管理文档。显示公用文档有四个视图，它们分别是全部文档视图和按时间、按拟文人、按文档类型视图。在全部文档视图中，公用文档按文件夹的结构顺序显示。在按时间、按拟文人、按文档类型视图中，公用文档分别按修改时间、文档作者的姓名、文档的类型这三种分类方式排序显示。文件夹管理文档显示在文件夹管理视图中，在该视图里文件夹管理文档按文件夹的结构顺序显示。
1.2、打开公用文件夹数据库1、
选择菜单栏中的“文件”→“数据库” →“打开”。

2、
在弹出的对话框中，“服务器”选项手工输入bjas4/legend后回车，“数据库”选项选择“公用文件夹”，点击“打开”，就可以进入公用文件夹数据库主界面。

1.3、主界面介绍

在数据库的主界面中，左半边为视图界面，左上方为视图的操作条，位于操作条上的操作按钮用于对视图中的文档进行操作。左下方为视图的切换操作条，位于切换操作条上的按钮用于切换视图。其中“全部文档”按钮用于打开全部文档视图；“分类查询”按钮下有三个选项，可分别切换至按时间、按拟文人、按文档类型三个视图；“系统帮助”按钮下有“文件夹管理”、“使用帮助”两个选项，可切换到文件夹管理视图和使用帮助。在视图中选取文档，可以在主界面的右半边预览文档内容，双击文档可在新窗口打开文档。
2、公用文档的使用2.1、查看公用文档进入公用文件夹数据库，默认的视图为全部文档视图。
2.1.1、

在全部文档视图中查看文档在全部文档视图中，公用文档按文件夹目录列出，没有读取权限的文档将不显示。单击需要查看的文档，可在右侧窗口预览文档内容，双击该文档可打开新窗口查看文档内容。
2.1.2、在按拟文人、按时间、按文档类型视图中查看文档在按拟文人、按时间和按文档类型三个视图中，公用文档按这三种分类方式排序，方便查询。可使用切换操作条中的“分类查询”按钮，进行视图切换。

2.1.3、全文检索全文检索是指检索文档的具体内容，而不只是检索文档的主题。点击全部文档视图操作条中的望远镜形状的搜索按钮可以显示搜索框。在搜索框中输入关键字，点击“搜索”按钮，可对数据库进行全文检索。再次点击望远镜形状的搜索按钮，可以关闭搜索框。
2.2、

创建公用文档在全部文档视图中，选取相应的文件夹，点击操作条中的“新建文档”按钮，就可进入新建文档的窗口。

如果在文件夹中没有作者权限，将弹出无权限的对话框。如果想有操作该文件夹的权限，请与文件夹管理员联系，由文件夹管理员进行授权。

创建公用文档时需要输入文档的主题、文档类型和正文，其中主题是必须输入的。
在正文中可以使用菜单栏中的“文件”→“附加” 来附加附件，也可以点击便捷图标栏中的小别针按钮来附加附件。
数据输入完毕后，点击操作条中的“保存退出”按钮，保存数据并关闭窗口。
2.3、编辑公用文档双击需要进行编辑的文档，在新窗口中该文档被打开。点击操作条中的“编辑”按钮，即可进入编辑状态。修改数据后点击操作条中的“保存退出”按钮，保存数据并关闭窗口。
2.4、删除公用文档在视图中选择要删除的文档，在这些文档前打勾，点击操作条中的“删除文档”按钮。将弹出确认是否删除的对话框，选择“确定”，将删除这些文档。



如果你不是该文档的拟文人，又没有被文件夹管理员指定为该文档的编辑者，而且你也不是文件夹管理员，那么将弹出对话框显示你无权删除此文档。
2.5、查看文件夹管理信息用户如果不能在文件夹中创建文档，或看不到文件夹中的文档，这时需要查看文件夹管理信息，确认自己是否有相应的权限。如果需要这些权限，请与文件夹管理员联系，由文件夹管理员进行授权。查看文件夹管理文档时，选择切换操作条中的“系统管理”→“文件夹管理”，切换文件夹管理视图中。单击相应的文件夹，可以在右侧预览该文件夹的管理信息。
2.6、查看使用帮助
查看公用文件夹的使用帮助信息可以选择切换操作条中的“系统管理”→“使用帮助”，也可以选择菜单栏中的“帮助”→“使用此数据库”来打开使用帮助文档。


2.7、发送文档提示信息当文档作者认为有必要通知其他用户来查看这个文档内容时，可以给这些用户发送提示信息。要发送提示信息，在打开新窗口查看该文档时点击操作条中的“发送提示信息”按钮，或者在编辑该文档时点击操作条中的“保存并发送提示信息”按钮。

在弹出的对话框中选择指定用户。
单击“确定”后，Notes会自动给所有的指定用户发送一封提示邮件。邮件的主题为：“公用文件夹转发：该文档对应的文件夹、该文档的主题“。

指定用户收到邮件后，打开该邮件，单击文档链接图标就可以打开需要查看的文档。

第七章使用技巧1、使用帮助Notes 中的帮助系统非常完善，建议大家在学习Notes的时尽可能地利用帮助。
要打开帮助，请选择“帮助”→“帮助主题”。
要获得当前任务的帮助，可以选择“帮助” →“上下文帮助”，也可以单击对话框的“帮助”按钮，或单击属性框的标签，或者按F1键。“上下文帮助”可为您随时随地提供上下文相关信息。
在使用帮助过程中利用导航器可以快速查找主题，进行搜索索引、目录或可视化索引。
2、增加便捷图标第一次使用Notes时“便捷图标”栏没有显示。您可以进行设置来增加便捷图标。
1、选择“文件” →“惯用选项” →“便捷图标设置”。

2、在“图标条”选项前打钩，并单击“确定”。

3、修改口令1、选择菜单栏里的“文件” →“工具” →“用户标识符”。
2、在弹出的“输入口令”对话框中输入您的原口令。选择“确定”。
3、在弹出的“用户标识符”的对话框中单击“设置口令”。
4、输入原口令。单击“确定”。
5、输入新的口令，单击“确定”。
6、再次输入新的口令，单击“确定”。
7、单击“用户标识符”对话框的“确定”退出。
4、使用中文等价名在Notes的默认配置下，涉及到中文名称时均显示为英文，可以使用中文等价名来显示中文名称。
1、选择“文件” →“设置场所”→“编辑当前场所”。
2、选择“基本”→“缺省显示名称”→“显示等价名”。

5、当邮件送达对方邮箱后给出回执在新建便笺时，选择操作条中的“邮递选项”→“基本”，将“邮递报告”选项设为“确认邮递”，点击“确定“。如果邮件成功送达对方邮箱，不论对方是否阅读了这封邮件，你都能收到一封由Notes自动返回的说明信件已送达对方邮箱的邮件。

6、当对方阅读邮件后给出回执 在新建便笺时，选择操作条中的“邮递选项”→“基本”，选中“回执”，点击“确定“。收件人如果阅读了发件人所发的邮件，发件人就能收到一封由Notes自动返回的说明对方已阅读的邮件。

7、当新邮件到达时自动给出提示首先Notes邮箱要打开着。然后再做如下的设置：选择菜单栏中的“文件”→“惯用选项”→“用户惯用选项”→“邮件和新闻”，在“接收”选项中选中“视觉提示”。一旦有新邮件，Notes就会弹出一个对话框做出提示。选择“确定”表示知道自己有新邮件，但现在不去处理这封邮件，可以继续自己其它的工作。选择“打开邮箱”
表示现在进入邮箱数据库去处理这封邮件。
8、在各日历项开始之前给出提示进行闹铃设置后Notes可以在各日历项开始前给出提示。在日历的操作条中选择“工具”→“惯用选项”→“日历”→“闹铃”。激活闹铃后，分别确定约会、会议、提示、事件、纪念日、待办事宜等需要在多长时间之前做出提醒。保存退出后，Notes会对每个事件在设定的时之前弹出相应的对话框做出提示。

9、在Notes中浏览内部主页与外部网页选择菜单栏中的“文件” → “设置场所” → “编辑当前场所” →“Internet浏览器”，将下方的“Internet浏览器”选项设为“Notes内嵌的Internet Explorer”后，选择操作条中的“保存退出”。

点击屏幕右上角的球形图标（打开URL）后，输入 lcs.legend.com.cn ，就可以在Notes中浏览内部主页。如果有WWW浏览帐号，输入相应的网站名称后再输入相应的帐号及密码，就可以在Notes中浏览外部网页了。为了提高公司内部主页信息的安全性，我们对用户要进行NT Chanllenge/Response方式的验证。IE支持这种验证方式，但Netscape和Notes浏览器都不支持。因此，出现401错误。考虑到功能和流行，建议大家还是使用IE作为浏览器进行内部主页及外部网页的浏览。
10、加上邮件的信头Notes中有很多漂亮的信头，可以供大家选用。只需在操作条中选择“工具” →“惯用选项”→“邮件” →“信头”，在给出的各种选项中选择一个信头后单击“确定”。由于信头在传输时只是发送代码,不是发送图片，所以这些信头是固定的,不能增加。

11、将邮件标志为未读在Notes中，没有阅读过的邮件是红色的，阅读过的邮件为黑色。选中相应的邮件，选择菜单栏中的“编辑” →“未读标记” →“标记所选文档为未读”。这样读过的这封邮件颜色又变为红色。



12、使用信笺发邮件时，经常使用相同的开头与结尾来发送一些邮件消息，每次都要重复输入相同的内容。Notes中的信笺允许重复使用邮件消息的格式和收件人列表。使用信笺之前需要先创建信笺。在邮箱数据库页面中进入“信笺”文件夹，选择操作条中的“新建信笺”，如果发送邮件时使用的开头、正文与结尾格式固定，那么就选择创建“个人信笺”；如果要固定给某些人发邮件，那么就选择创建“便笺信笺”。


创建好固定的格式后单击操作条中的“保存”，输入信笺的名称并单击“确定”，这样信笺就建好了。

下一次发邮件时就可以在“收件箱”文件夹中选择操作条中的“工具” →“新建便笺-使用信笺”，也可以在“信笺”文件夹中选择操作条中的“新建便笺” →“新建便笺-使用信笺”，选择好希望使用的信笺，就可以使用相同的格式来发送邮件了。
13、文档链接的使用如果给一个部门甚至给全员发一封大于2M的内部邮件，可以使用文档链接。首先将需要发送的文档放入Notes服务器的公用文件夹数据库或其它数据库中。（当然，必须事先同文件夹管理员联系，让他进行授权，使发送邮件的人有权往公用文件夹数据库中放入文档。而且，收件人必须有权限能阅读你所放入文档。）选中放置在服务器上的文档后，选择菜单栏中的“编辑” →“链接式拷贝”→“文档链接”，在状态栏中可以看到提示“文件链接已拷贝到剪贴板。使用<粘贴>将它插入文档中”。

在新建便签时，选择菜单栏中的“编辑” →“粘贴”，就能将这个链接插入邮件中，生成链接图标。这样一封邮件大约只有几百字节。

当收件人在自己的办公用机上接收到这封邮件之后，打开邮件并点击邮件中的链接图标，Notes就自动进行链接，打开服务器上的相应文档让收件人直接进行查看。
14、删除文件夹选中要删除的文件夹，选择菜单栏中的“操作” →“文件夹选项” →“删除文件夹”。

15、出差或休假时自动答复别人来信在出差或休假时自动答复别人的来信需要启用“离开办公室”代理。在邮箱数据库页面中选择操作条中的 “工具”→“离开办公室”，在“日期”选项中填入离开及返回的时间。在“离开办公室消息”选项中填入答复别人的信息。点击“启用”，在外出期间Notes会自动替你答复信件，通知对方你已外出。出差或休假归来时要禁用“离开办公室”代理。


16、将邮件自动转发给相关人员处理1、首先需要创建一个代理。在邮箱数据库页面中选择菜单栏中的“创建” →“代理”。在“名称”选项中给需要创建的代理取个名字，“运行此代理的时间”选项设为“新邮件到达后”，之后单击屏幕左下角“增加操作”选项。

1、
在弹出的对话框中将“操作”选项设为“发送邮件消息”，在“收件人”选项中输入需要替你处理邮件的人员，写上邮件的“主题”，在“包括文档的拷贝”选项之前打钩后单击“确定”。

在关闭该代理窗口时弹出对话框提示“是否要保存你的修改”，选择“是”。进行完以上设置之后，在接收邮件时，该代理就自动生效，将邮件自动转发到相关人员的邮箱，由他替处理邮件。当你出差或休假归来后，需要取消该代理。选择菜单栏中的“查看” →“代理”，选中该代理，点击鼠标右键，选择“清除” →“是”，删除该代理之后邮件就停止自动转发。

17、找回被删除的“废纸篓”等文件夹找回被删除的“废纸篓”等文件夹需要使用刷新设计或更换设计。如果操作不当会造成非常严重的后果，必须由邮件系统管理员或在邮件系统管理员指导下进行该项操作。
第八章附录1、命名规则   用户名： ITCode/子公司英文名简称/Legend
                 如：wanggang/LCS/Legend
   等价名：中文名全称/部门名简称/子公司中文名/联想
                 如：王刚/消费本部/电脑公司/联想
   电子邮件：ITCode@legend.com.cn

ITCode的命名规则：
     两字名：姓名的全拼。如：wanggang(王刚)
     三字名：姓的全拼+名的首字母。如：zhaolq(赵立强)
     四字名：姓名的首字母。如：oyyr（欧阳玉荣）
     如有重复，按顺序加a、b、c…。如：oyyra、oyyrb。
要选择多个名字，在名字列表的左栏中拖动鼠标。对每一选中的名字都会出现一复选标记。
2、常用小图标与收发邮件有关的图标：
刷新                           未阅读的新邮件
接收到的以高重要性发送的邮件    邮件中有附件
发送出的普通邮件                以高重要性发送出的邮件

与邮戳类型有关的图标：
邮戳类型为“个人”                邮戳类型为“机密”
邮戳类型为“私人”                邮戳类型为“感谢”
邮戳类型为“紧急”                 邮戳类型为“工作出色”
邮戳类型为“玩笑”                邮戳类型为“仅供参考”
邮戳类型为“问题”

邮戳类型为“提示”

与会议安排有关的图标：
对方发来的会议邀请                接受会议邀请
会议发起人取消会议                拒绝会议邀请
授权给他人进行的会议答复

与待办事宜有关的图标：
还未完成的待办事宜              已完成的待办事宜

与日历有关的图标：
约会    纪念日    提示    事件

其它图标：
草稿     标记为删除


这个比较旧了，现在一般用R7或R8。

smhzm

没用过莲花的软件，外企都用莲花吗？

ksj197706

开眼界了，

yb85911

我们也用，但是不是外企:sleepy:

痞子

用不到这些东西

18ly

学习了。美女

nopq958

(*^__^*) ……
嗯嗯 同意
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京东网

lsir7080

我在3个外企做过，不过他们用的是OFFICE